Bir önceki yazımızda elektronik defter ile ilgili genel tanımı ve tabi olma şartlarına değinmiştik. İlgili yazıya buradan ulaşabilirsiniz.
Bu makalede ise e-defter ile ilgili uygulamada genel olarak karşılaşılan sorunlara değineceğiz.
e-Defter başvurusu için koşullar nelerdir?
1 Sıra No’lu Elektronik Defter Tebliği kapsamında yevmiye defteri ve büyük defterlerini elektronik defter biçiminde oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenlerin aşağıda belirtilen şartları taşımaları, Tüzel kişi mükellefler için 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede mali mühür temin edilmiş olması ve elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekmektedir.
e-Defter kullanıcısı olmak için e-Fatura kullanıcısı olma şartı var mıdır?
1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişiklik ile e-Defter uygulamasının ön koşullarından olan e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu kaldırılmıştır. Yani e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olmadan e-Defter uygulamasından yararlanılabilir.
e-Defter için uyumlu yazılım nedir?
GİB tarafından test edilip onay verilmiş ve diğer firmaların kullanımına uyumluluk testi yapılmadan izin verileceği belirtilmiş yazılımlardır.
e-Defter Beratı nedir?
e-Defter oluşturulduktan sonra üçüncü kişiler nezdinde geçerlilik kazanabilmesi için deftere ait belli bilgiler ile defterin imza ve mühür değerinin Gelir İdaresi Başkanlığına(GİB) mühürlenmek üzere aktarılması amacıyla hazırlanan XML dosyasıdır.
Berat gönderildikten sonra muhasebe kayıtlarında değişiklik yapılabilir mi?
İlgili aya ait defterlerin Beratı GİB e-Defter uygulamasına gönderildikten sonra, o aya ait muhasebe kayıtlarında hiçbir şekilde değişiklik yapılamaz.
e-Defter’deki bilgilerle nasıl raporlama yapılır?
Defterler XBRL formatında hazırlandığı için, uluslararası standartlardaki ortak XBRL teknolojisi ile raporlama yapılır.
Elektronik defter ile e-Fatura, aktarım ve veri paylaşımı olarak birbirine ne kadar bağımlıdır?
Bağımlı değillerdir. e-Defter için bilgiler e-Fatura bilgilerinden değil ERP sistemindeki kayıtlardan alınır.
Hem kağıt hem de elektronik defter tutmak mümkün mü?
Hayır. 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğine göre defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar.
Elektronik defterlerde aylık devir bakiyeleri var mıdır?
Hayır. Elektronik defterlerde, aylık devir ve bakiye bilgileri bulunmamaktadır.
Elektronik defterde her yevmiye kaydında belge tipi yer almak zorunda mıdır?
Hayır. Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlemlerin büyük çoğunluğu bir belgeye dayanmakla beraber, hiçbir belgeye dayanmayan işlemlerde mümkündür. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir. Eğer muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa, belge tipi (XBRL karşılığı documenttype) alanı elektronik defterde kullanılmamalı ve muhasebe fiş girişi sırasında da belge tipi (documenttype), tarihi (XBRL karşılığı documentdate) veya numarası (XBRL karşılığı documentnumber) gibi bilgiler verilmemelidir.
Ödeme Yöntemi (XBRL karşılığı payment method) alanı nasıl kullanılmalıdır?
Ödeme ya da tahsilat yapıldıysa ödeme yöntemi alanı elektronik defterde kullanılmalıdır. Bu alana sadece ödeme türünü ifade edecek bilgi girişi yapılır. Örneğin, Nakit, Banka, Kredi Kartı, Çek, Senet. Ödeme yöntemi alanı serbest metin olmasına rağmen, yapılan işlemin adı bu alana ödeme yöntemi olarak yazılmamalıdır . Örneğin, bankadan yapılan bir Havale ya da EFT işlemin adı iken ödeme yöntemi Banka’dır.
E-defterlerin muhafaza ve ibrazı nasıl olacaktır?
Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.
Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
Yevmiye/kebir dosyalarının, yevmiye/kebir beratlarının ve GİB onaylı yevmiye/kebir beratlarının içinde tutulduğu dizin yapısının ekran alıntıları (Dizin yapısı standart ağaç yapısında olmalıdır ilgili ayın paketleri bir klasörde, tüm ayların toplamı yıl klasöründe ve yılların hepsi de aynı klasörde olacak şekilde bilgisayarın yerel depolamasında saklanmalı. XML dosyalarını mükellefin/denetim elemanının düzgün görüntüleyebilmesi için XSLT dosyaları da ilgili ay dizinlerine konulmalı. Dizin yapısı …. /VKN/YIL/AY/ altında Y-K dosyaları [defterler], YB-KB dosyaları [defter beratları], GIB-YB ile GIB-KB dosyaları [GIB onaylı defter beratları] ve XSLT dosyası şeklinde olmalıdır ”
E-defterler nerede muhafaza edilecektir?
Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.
Yıl içinde e-defter uygulamasına geçen mükellefler diğer defterlerini ne yapacaklardır?
E- defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklar ve genel hükümler çerçevesinde muhafaza edeceklerdir.
